Stand: 29.07.2013

Zur Mitgliederversammlung per E-Mail einzuladen, spart Zeit und Kosten. Ob das auch zulässig ist, wenn die Satzung es nicht ausdrücklich vorsieht, war bisher unklar. Ein Urteil des OLG Zweibrücken trifft eine Klarstellung.

Formfehler bei der Einladung zur Mitgliederversammlung können zur Ungültigkeit von Beschlüssen führen. Sieht die Satzung für die Einladung "Schriftform" vor, ist das nicht zwingend ein Brief. Auch E-Mail ist grundsätzlich zulässig.

Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung - so das Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken (Beschluss vom 4.03.2013, 3 W 149/12) - sind nicht bereits deshalb gemäß § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB nichtig, weil die Einberufung der Mitgliederversammlung in elektronischer Form durch E-Mail Schreiben des ersten Vorsitzenden versandt worden ist.
Verlangt die Satzung für die Einladung "Schriftform", ist diese Formerfordernis durch die Versendung der Einladung per E-Mail gewahrt.

Es handelt sich dabei nämlich nicht um ein gesetzliches Schriftformerfordernis gemäß § 126 BGB. Hier müsste bei der Ersetzung durch elektronische Form gemäß § 126 a BGB der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. Die in Vereinssatzungen vorgeschriebene Schriftform ist grundsätzlich als "gewillkürte" Schriftform im Sinne des § 127 BGB und nicht wie eine durch das Gesetz vorgeschriebene Schriftform im Sinne des § 126 BGB zu behandeln.

Nach § 127 Abs. 2 Satz 1 BGB genügt zur Wahrung der schriftlichen Form die telekommunikative Übermittlung, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist. Darunter fällt neben dem Telefax auch die E-Mail, da auch so der geschriebene Text dauerhaft aufbewahrt werden oder der Empfänger einen Ausdruck anfertigen kann.

Weitere Voraussetzungen

Geprüft werden muss aber, ob sich aus dem Kontext der Vereinssatzung etwas anderes ergibt. Es kommt also auf die konkreten Umstände im Verein an. Für die Zulässigkeit der E-Mail-Einladung spricht, dass diese Kommunikationsform im Verein gängig ist und die Mitglieder mit der E-Mail-Nutzung vertraut sind.

Ist das nicht der Fall - z. B. wegen der Altersstruktur der Mitglieder - kann nicht allgemein und umstandslos per E-Mail eingeladen werden. Dann muss die Einzelzustimmung des Mitglieds eingeholt werden. Eine entsprechende Satzungsregelung ist aber auch dann nicht zwingend erforderlich.

Angaben zum Absender

In E-Mails werden oft auch Kommunikationsformen legerer gehandhabt. Fehlt eine klare Angabe, wer einlädt, muss das kein Problem sein. Wenn sich für die Mitglieder erschließt, dass der Vorstand der Absender ist, ist die Einladung auch ohne komplette Absenderanschrift gültig.

Es genügt also, wenn das Einladungs-E-Mail-Schreiben aufgrund der Absenderadresse und der Grußformel auf den ersten Vorsitzenden als Absender hindeutet. Es reicht aus, wenn sich aus der Formulierung ergibt (konkludent ergibt), dass er hier im Namen des gesamten Vorstandes einlädt.

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