Vereinsknowhow - Kurzinfo:
Wann gefährden zu hohe Verwaltungskosten die Gemeinnützigkeit?

Stand: 25.02.2010

Zu hohe Verwaltungskosten sind nicht nur für das Image einer gemeinnützigen Organisation schädlich. Schließt erwarten die Geldgeber, dass die Mittel zu einem möglichst großen Teil direkt den geförderten Zwecken zufließen. Auch steuerrechtlich gibt es Obergrenzen, bei deren Überschreitung ein Entzug der Gemeinnützigkeit droht.

Die rechtliche Grundlage dafür liefert § 55 Abgabenordnung (AO): Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Verboten sind zudem zweckfremde Ausgaben und überhöhte Vergütungen. Gelder, die in Verwaltungsaufwendungen fließen, sind für die eigentlichen Satzungszwecke natürlich verloren. Eventuell verbergen sich hinter hohen Verwaltungskosten auch überhöhte Vergütungen oder gar verdeckte Gewinnausschüttungen.

Was sind Verwaltungskosten?
Im Sinn einer satzungsgemäßen Mittelverwendung sind Verwaltungskosten alle Aufwendungen, die nicht unmittelbar den steuerbegünstigten Zwecken zugute kommen, sondern durch den allgemeinen Funktionserhalt der Organisation entstehen. Darunter können also viele Kostenarten fallen; Mieten und Personalkosten ebenso wie Büro- und Kommunikationskosten, Reisekosten oder Werbeausgaben.
Das Augenmerk der Finanzbehörden ruht dabei besonders auf Ausgaben des ideellen Bereiches - speziell in Zusammenhang mit Spenden- und Beitragseinnahmen (Mitglieder- und Spendenwerbung). Also dort, wo den Einnahmen keine wirtschaftlichen Leistungen gegenüber stehen und damit keine ertragsbezogene Bewertung der Kosten möglich ist.

Keine eindeutige Obergrenze
Natürlich lassen sich Verwaltungskosten nicht völlig vermeiden. Das ist auch nicht gefordert. Die Ausgaben dafür müssen aber für die Funktionsfähigkeit der Organisation und damit auch zur Verfolgung des satzungsgemäßen Zwecks erforderlich sein (Bundesfinanzhof [BFH], Urteil vom 18.12.2002, I R 60/01)
Zentrales Kriterium ist, ob die Verwaltungsausgaben wirtschaftlich sinnvoll sind. Das bestimmt sich nach dem zu erwartenden Ergebnis und der Entwicklungsphase, in der sich die Organisation befindet. Deswegen gelten in der Aufbauphase andere Maßstäbe. Der BFH (23.09.1998, I B 82/98) hielt in einem konkreten Fall eine Aufbauphase - mit höheren anteiligen Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung - von 4 Jahren für zulässig. Die Finanzverwaltung versteht das aber als Obergrenze und geht in der Regel von einer kürzeren Aufbauphase aus (Anwendungserlass zur Abgabenordnung [AEAO], Ziffer 19 zu § 55 Abs. 1 Nr. 1).
Für mildtätige Organisationen - die sich überwiegend durch Spenden finanzieren - hat der BFH für Verwaltungskosten eine Obergrenze von 50% definiert. (23.09.1998, I B 82/98). Zugleich lehnt er die Festlegung einer allgemeinen Grenze ab.

Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums (BMF) kann aber im Einzelfall eine schädliche Mittelverwendung auch schon bei einem deutlich geringeren prozentualen Anteil der Verwaltungsausgaben vorliegen (15.05.2000, IV C 6 - S 0170 - 35/00). Das gilt auch, wenn Einzelkosten (z. B. Geschäftführergehalt oder Reisekosten) eine angemessene Grenze überschreiten.

Vereinsknowhow - Know-how für Vereine und den Nonprofit-Bereich
www.vereinsknowhow.de