Stand: 23.01.2010

Fahrt- und Reisekosten gehören in Vereinen mit zu den häufigsten Kosten, die bei ehrenamtlichen Helfern und festen Mitarbeitern anfallen. Wann kann der Verein die entstandene Kosten für Reisen im Rahmen der Vereinstätigkeit steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten?

Hinweis: Er geht hier nicht um die sog. Pendlerpauschale, also dem Steuerabzug für Fahrten vom Wohn- zum Arbeitsort, sondern um die Erstattung der Kosten für "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten".

Die drei Tätigkeitsarten Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurden ab 2008 zur "beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Liegt eine solche vor, dann können Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" wird künftig neu gefasst. Dabei wird wesentlich darauf abgestellt, ob der Arbeitnehmer (auch Ehrenamtler) in einer Einrichtung des Arbeitgebers (Vereins) tätig wird. Ist das der Fall, können die Reisekosten nicht abzugsfrei erstattet werden.

Liegt eine durch die Vereinstätigkeit veranlasste Auswärtstätigkeit vor, dann können die Fahrtkosten - unabhängig von Entfernung und ohne Zeitablauf - in Höhe der tatsächlichen Kosten (Tickets, Tankquittungen) oder pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden.

Um eine solche berufliche Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn die Tätigkeit

• außerhalb der eigenen Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte (Vereinsgeschäftsstelle usf.) oder
• typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (z. B. Wettkampforte, Spielstätten)
• oder auf einem Fahrzeug ausgeübt wird.

Entscheidend ist also vor allem, dass der Arbeitnehmer nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Nicht als solche gilt eine Arbeitsstelle

• an der der Arbeitnehmer nur vorübergehend eingesetzt ist
• an der er nur befristetet tätig ist.

Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt bei einer Einrichtung des Vereins vor, wenn die Tätigkeit unbefristet ist und der Arbeitnehmer die Einsatzstelle auch nachhaltig aufsucht. Nachhaltig bedeutet, dass er die Arbeitsstätte an durchschnittlich mindestens 46 Tagen im Kalenderjahr (einmal pro Woche bei 52 Wochen abzüglich 6 Wochen Urlaub) aufsucht.

Bei einer vereinsfremden Einrichtung muss die Tätigkeit nach Art und Umfang den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit darstellen. Der Arbeitnehmer kann nur einen solchen Mittelpunkt der Tätigkeit innehaben.
Weiterhin besteht aber die Möglichkeit, ein weiträumiges Arbeitsgebiet als regelmäßige Arbeitsstätte, sowie mehrere regelmäßige Arbeitsstätten zu haben.

Die Regelungen zu beruflichen Auswärtstätigkeiten gelten auch beim Besuch von Aus- und Fortbildungsstätten. Wird also außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aus- oder fortgebildet, dann können Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe bzw. mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer und ggf. Übernachtungskosten berücksichtigt werden.