Hallo,

ich arbeite für einen Kulturverein in Leer/Ostfriesland und bin dort auch Mitglied.

Gestern hatten wir eine außerordentliche Versammlung. Dabei ging es um die Neuwahl des Vorstandsposten des/der 2. Vorsitzenden. Der aktuelle 2. Vorsitzende hatte kürzlich überraschenderweise mitgeteilt, dass er aus persönlichen Gründen sein Amt nicht weiter ausüben kann. Laut unserer Vereinssatzung kann der verbliebene Vorstand per Vorstandsbeschluss einen kommissarischen Vertreter bis zur nächsten Wahl bestimmen. Er hat sich aber der Transparenz halber dagegen entschieden und dafür eine außerordentliche Mitgliederversammlung am gestrigen Tag einberufen.

Die Einladungen zu dieser MV wurden rechtzeitig (mindestens 14 Tage vorher lt Satzung) per Mail verschickt. Laut Satzung dürfen wir unsere Mitglieder per Brief und/oder Mail laden.
Nun hat sich gestern bei der MV ein Mitglied gemeldet und moniert, dass er keine Einladung per Mail erhalten habe und er deshalb die ordnungsgemäße Ladung damit anzweifelt, da es mutmaßlich noch weitere Mitglieder gibt, die demzufolge ebenfalls keine Einladung erhalten haben. Ich habe daraufhin in unser Mailprogramm geschaut, mit welchem ich für gewöhnlich die Einladungen verschicke. Auf den ersten Blick konnte ich nicht feststellen, dass da Mails nicht rausgegangen sind. Allerdings habe ich die Mailadresse des besagten Mitglieds auch nicht im Verteiler finden können. Auf den ersten Blick schien er also die Mail tatsächlich nicht bekommen zu haben.

Das Ende vom Lied war, dass die Versammlung an dieser Stelle durch unseren Vorstand abgebrochen wurde, da wir in diesem Augenblick nicht widerlegen konnten, dass er die Mail nicht bekommen hat und er vermeintlich im Recht zu sein schien.

Das hat - wie Sie sich sicher vorstellen können - bei uns im Vorstand und im Team für reichlich Verunsicherung gesorgt.

Meine Frage nun: wie verhält es sich mit dem restsicheren Nachweis der zugestellten Einladungen via E-Mail?
Müssen wir als Verein lediglich den korrekten Versand (Ausgang) dokumentieren? Oder sind wir auch in der Pflicht, die korrekte Zustellung an die Empfänger nachzuweisen? Das stelle ich mir nämlich sehr schwierig vor, da es ja nicht selten vorkommt, dass Mails im Spamordner landen oder einfach nicht zugestellt werden (warum auch immer)....

Wie ist da Ihre Einschätzung?

Eine korrekte Zustellung von E-Mail ist ja kaum nachweisbar. Nur bei Unzustellbarkeit gibt es Fehlermeldungen.
Für Spamordner ist der Empfänger zuständig. Es liegt außerhalb der Einflussmöglichkeit des Vereins, wenn ein Einladung dort landet.
Ladungsmängel liegen also nur vor, wenn es für den Vorstand erkennbar ist, dass eine Mail nicht zustellbar ist.
Volle Postfächer liegen dabei in der Veranwortung des Mitglieds.

Reicht für den Nachweis der ordnungsgemäßen Ladung eine Liste mit den Adressaten der per Mail versandten Einladung bzw. die Dokumentation der Ausgangsnachricht mit den Mailadressaten?

Und wenn die Liste unvollständig ist oder abhanden gekommen ist?

Grundsätzlich ist nicht der Verein in der Nachweispflicht, sondern das Mitglied. Aber eine Liste aus dem E-Mailprogramm würde sicher reichen.
Wenn der Verein keine vollständige Adressliste hat, geht das zu seinen Lasten.