Hallo Herr Pfeffer,

wir hatten vor 2 Wochen unsere MV. Diese hat stattgefunden aufgrund des Beschlusses von Satzungsänderungen und Verabschiedung einer Beitragsordnung. Auch haben wir einen kleinen Rückblick über die letzten Monate gegeben.

Nun ist es so, dass unsere Kassenprüfer im Nachgang der MV einige Informationen in Frage stellen, die aus unserer Sicht nichts mit Ihrer Aufgabe als Kassenprüfer zu tun haben.

Es wird u.a. bemängelt, dass der Haushaltsplan in der letzten MV vorgestellt wurde, aber nicht im Nachgang für alle Mitglieder veröffentlich wurde. Sind wir hierzu verpflichtet? Ist das Bestandteil einer Kassenprüfungsaufgabe?

Laut Satzung hat jährlich eine stichprobenartige Kassen- und Rechnungsprüfung zu erfolgen. Hierzu ist die
Buchführung sowie der Jahresabschluss zu prüfen. Die Kassen- und Rechnungsprüfung überprüft die Kassengeschäfte des Vereins auf sachliche Richtigkeit. Die Zweckmäßigkeit der
Mittelverwendung gehört nicht zur Prüfung.

Zudem wird von den Kassenprüfern verlangt, dass wir zukünftig den Haushaltplan bereits mit der Einladung zur Mitgliederversammlung versenden. Insbesondere mit den Fokus auf Personal- und Mietkosten. Ist das üblich?

Laut den Kassenprüfern könne der Vorstand nur mit den Mitgliedsbeiträgen rechnen. Daher sind die Kassenprüfer der Meinung das wir über die Einnahmen hinaus kalkulieren, denn wir wüssten ja nicht was im laufenden Jahr an Spenden eingeht. Hier sei zu sagen, dass wir in den vergangenen Jahren eine gute stabile Basis geschaffen haben und auch vom FA angehalten sind, Ausgaben zu tätigen. Zudem erhalten wir bis August 2025 eine nicht unbeachtliche Förderung für Miet- und Portokosten.

Da die Kassenprüfer die Kassenprüfung für 2023 noch nicht abschließen konnten haben sie nun mit sofortiger Wirkung ihre Ämter niedergelegt. Hintergrund hier war, dass wir derzeit eine digitale Lösung für die Hinterlegung der Belege gefunden haben und alle Belege von der alten Ablage in die neue digitale Datenbank transferieren müssen. Dies ist leider sehr zeitaufwendig. Wir haben diesen Umstand vorab den Kassenprüfern mitgeteilt und dies bereits mit der Einladung zur MV und in der MV selber erläutert. Es gab keine weiteren Einwände der anwesenden Mitglieder. Laut den Kassenprüfern ist die Verschiebung der Kassenprüfung bzw. die Verschiebung der Entlastung des Vorstandes laut Satzung in das nächste Geschäftsjahr 2025 nicht vorgesehen und auch nicht zulässig. In unserer Satzung ist keine Regelung zur Entlastung des Vorstandes hinterlegt.

Nun 2 Wochen später möchten die Kassenprüfer die oben aufgeführten Punkte in einer Mail verfassen und in einer FB Gruppe, in der sich Mitglieder als auch nicht Mitglieder befinden teilen. Zu Beginn der MV hat die Versammlungsleitung auf die Vertraulichkeit der Inhalte der MV hingewiesen und auch darauf das es ein Protokoll geben wird. Wäre eine Veröffentlichung mit Bezug auf Aussagen von der Versammlungsleitung und anderen Mitgliedern aus der MV nicht ein Verstoß gegen den Datenschutz bzw. der Vertraulichkeit. Da viele Punkte auch nicht zutreffend sind kommt für uns auch die Frage auf inwiefern dieses Vorgehen zudem Vereinsschädigend ist.

Es wird u.a. bemängelt, dass der Haushaltsplan in der letzten MV vorgestellt wurde, aber nicht im Nachgang für alle Mitglieder veröffentlich wurde. Sind wir hierzu verpflichtet?

# Nein, das wäre nur der Fall, wenn die Satzung das so vorsieht.

Ist das Bestandteil einer Kassenprüfungsaufgabe?

# Nein, insofern haben hier die Kassenprüfer kein Sondervotum.

Zudem wird von den Kassenprüfern verlangt, dass wir zukünftig den Haushaltplan bereits mit der Einladung zur Mitgliederversammlung versenden. Insbesondere mit den Fokus auf Personal- und Mietkosten. Ist das üblich?

# Das ist weder üblich noch wie o.g. erforderlich.

Laut den Kassenprüfern könne der Vorstand nur mit den Mitgliedsbeiträgen rechnen.

# Darüber hätte im Zweifel die MV zu entscheiden, nicht die Kassenprüfer.

Da die Kassenprüfer die Kassenprüfung für 2023 noch nicht abschließen konnten haben sie nun mit sofortiger Wirkung ihre Ämter niedergelegt.

# Damit ist die Sache ja quasi vom Tisch. Ich würde die Angelegenheit bei der nächsten MV verhandeln.

Wäre eine Veröffentlichung mit Bezug auf Aussagen von der Versammlungsleitung und anderen Mitgliedern aus der MV nicht ein Verstoß gegen den Datenschutz bzw. der Vertraulichkeit.

# Die Weitergabe an Nichtmitglieder in jedem Fall. Entsprechend würde ich Druck auf die Kassenprüfer machen. D.h. sie sollten eine klare Anweisung des Vorstands erhalten, das zu unterlassen, damit der Datenschutzverstoß nicht dem Vorstand zugerechnet werden kann. Nach Niederlegung ihrer Ämter haben sie zudem nur noch die Rechte einfacher Mitglieder. Sie müssten also als Vorstand so weit wie möglich dafür sorgen, dass die ehemaligen Kassenprüfer keine entsprechenden Unterlagen erhalten. Nach § 667 BGB müssen die Kassenprüfer erhaltende Unterlagen herausgeben.

Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

Können Sie uns bitte noch eine Rückmeldung zu folgenden Punkt geben?

Laut den Kassenprüfern ist die Verschiebung der Kassenprüfung bzw. die Verschiebung der Entlastung des Vorstandes laut Satzung in das nächste Geschäftsjahr 2025 nicht vorgesehen und auch nicht zulässig. In unserer Satzung ist keine Regelung zur Entlastung des Vorstandes hinterlegt.

Warum es zu der Verschiebung kommt haben wir in der MV erläutert, es gab hierzu keine Rückfragen oder Anmerkungen.

In unserer Satzung ist keine Regelung zur Entlastung des Vorstandes hinterlegt.

# Und genau deswegen ist sie möglich. Schon dem Sinn der Entlastung nach gibt es keinen Grund, sie nicht auch später noch vornehmen zu können.

Hallo Herr Pfeffer,

wir haben nun mitbekommen, dass die Kassenprüfer ihr Schreiben tatsächlich schon parallel mit dem Schreiben an uns auch veröffentlicht haben. Was können wir nun tun? Können wir rechtlich dagegen vorgehen bzw. den Mitgliedern kündigen?

Einen Ausschlussgrund wird das wohl nicht liefern.
Es wird wohl am besten sein, das mit der MV zu klären, und keine weiteren rechtlichen Schritte einzuleiten.

Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Wir würde den Beitrag löschen oder wäre das eher eskalationsfördernd?