Hallo Herr Pfeffer,

der Vorstand unseres Vereins möchte dieses Jahr mal wieder eine Klausurtagung durchführen. Welche Kosten hierfür darf der Verein übernehmen, welche sollten/müssen wir privat abdecken?

Wir werden in ein Hotel gehen. Anfallende Kosten wären:

Fahrkosten
Saalmiete / Tagungspauschale
Abendessen
Übernachtung

Wir gehen davon aus, dass das Abendessen, die Getränke am Abend sowie die Übernachtung von uns privat zu tragen sind. Können Fahrkosten und Saalmiete / Tagungspauschale über den Verein abgerechnet werden? Wenn ja, wie hoch ist die Grenze, wie hoch die Kosten dafür sein dürfen? Und worunter verbuche ich das dann?

Vielen Dank vorab für Ihre Rückmeldung!

Grundsätzlich können alle Kosten erstattet werden, weil es sich um eine "Betriebsveranstaltung" handelt.
Die Frage ist einzig, ob sie angemessen sind. Das gilt schon für die Frage, ob die Tagung extern erfolgen muss und nicht in Geschäftsräumen des Vereins. Das dürfte nicht angemessen sein, wenn alle Vorstandsmitglieder am gleichen Ort wohnen, also nicht zwingend im Hotel übernachten müssen.

Vielen Dank für die Rückmeldung! Die Vorstandsmitglieder wohnen tatsächlich nicht alle im selben Ort und wir haben keine Geschäftsräume als Verein. Worunter wäre das dann zu verbuchen?

Das wären Reisekosten im ideellen Bereich.

Hallo! Grundsätzlich dürfen alle Kosten, die unmittelbar dem Vereinszweck und der Tätigkeit für den Verein dienen (also Fahrtkosten, Saalmiete/Tagungspauschale), vom Verein übernommen werden. Übernachtungen und Verpflegung zählen oft als private Kosten, außer sie sind zwingend notwendig für die Vereinsarbeit. Grenzen gibt es keine festen, es sollte jedoch „angemessen“ sein. Verbucht werden diese Ausgaben meist unter „Fortbildungskosten“ oder „Veranstaltungskosten“. Am besten ihr fragt zur Sicherheit euren Steuerberater oder das zuständige Finanzamt!

Hallo,
grundsätzlich kann der Verein Sachkosten wie Fahrkosten und Saalmiete/Tagungspauschale übernehmen, wenn die Klausurtagung im Vereinsinteresse liegt. Es sollten Nachweise (Belege, Einladung, Protokoll) vorhanden sein. Die Kosten müssen angemessen sein (keine Luxuslocation!). Für Fahrkosten empfiehlt sich die übliche Kilometerpauschale. Übernachtung und private Bewirtung sollten privat gezahlt werden. Verbucht wird das Ganze meist unter "Fortbildung/Tagungen" oder "Reisekosten". Im Zweifel den Steuerberater fragen!