Wir wollen Zuwendungsbestätigungen per E-Mail versenden. Welches Dateiformat ist dafür geeignet? PDF können technisch ja mit dem enstprechenden Programm geändert werden. Gelten sie trotzdem als ausreichend schreibgeschützt, oder ist eine zusätzliche Verschlüsselung per Passwort bzw. digitaler Signatur zwingend?

Nicht vergessen: Das Versenden der digitalen Zuwendungsbescheinigungen muss beim Finanzamt angezeigt werden.

Wir verwenden zum Beispiel MeinVerein und erzeugen dort PDF-Dateien, in die eine Unterschrift-Faksimile automatisch eingefügt wird.

Ja, das mit der Anmeldung ist uns bewusst.
Auch wir könnten PDF-Dateien mit Unterschrift als Faksimile erzeugen. Allerdings sagt unser Softwareanbieter, dass PDF - Dateien - auch nicht im PDF/A-Format - nicht unveränderbar sind. Sie lassen sich problemlos, z.B. mit Acrobat Pro, ändern. Das haben wir auch selbst ausprobiert.
Akzeptiert das Finanzamt PDF-Dateien trotzdem als ausreichend schreibgeschützt?

Das ist kein Problem. Die Anforderungen sind hier nicht höher als an andere digitale Buchhaltungsbelege.

PDF ist das gängigste Format für Zuwendungsbestätigungen per E-Mail und wird von den meisten Behörden akzeptiert, auch wenn es technisch veränderbar ist. Für erhöhte Sicherheit und Nachweisbarkeit kannst du eine PDF mit einer digitalen Signatur versehen oder per Passwort schützen. Pflicht ist das laut Finanzverwaltung meist nicht, solange der Empfänger das Dokument eindeutig zuordnen kann. Für sensible Daten empfiehlt sich dennoch zusätzliche Verschlüsselung.