Ihr Lieben,

wir grübeln in unserem Verein gerade, wie wir korrekt folgende Konstellation buchen. Dauert leider länger, das Problem zu erklären, sorry dafür!

Wir sind ein gemeinnütziger Verein (Kultur), der mehrfach im Jahr mehrtägige Veranstaltungen anbietet. Die Veranstaltungen sind offen für jeden, nicht nur für Vereinsmitglieder.

Diese finden immer in einem Haus statt, das einem anderen Verein gehört. Wir haben dort einen Veranstaltungsraum fest angemietet.

Unsere Frage dreht sich um die Verbuchung der Beiträge für Übernachtung und Essen:

Die Teilnehmer übernachten auch im Haus, aber das sind nicht unsere Räume, sondern gehören eben dem anderen Verein. Wir leiten das Geld für die Übernachtungen komplett an diesen weiter; machen damit also nie Gewinn. Die TN könnten theoretisch natürlich auch irgendwo anders übernachten, was aber fast nie vorkommt, weil wir dem Haus/Verein sehr eng verbunden sind und die besondere Atmosphäre dort irgendwie auch dazu gehört.

Außerdem sammeln wir Geld für Essen ein, von dem die Verpflegung währenddessen finanziert wird. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: 1. Wir engagieren eine selbständig tätige Köchin. 2. Die TN kochen selbst (kaufen auch selbstorganisiert ein) oder 3. wir dürfen uns an den Vorräten des anderen Vereins bedienen und daraus kochen (lassen) oder 4. wir bestellen etwas Fertiges von externen Restaurants. Egal, welches von diesem Modellen wir dabei verwenden: Wir geben den Betrag für Essen idR komplett an die Köchin/den anderen Verein/die Restaurants weiter, oder bei den Veranstaltungen mit Selbstverpflegung reicht das Geld nur für den Einkauf und evtl. Küchenhilfen. Manchmal bleibt etwas übrig, das ist aber sehr selten.

(Die einzelnen Beträge für ÜN und Essen werden von jedem Teilnehmer selbst nach dem „pay what you like“-Prinzip aufgerufen; die legen wir also nicht im Vorhinein fest.)

Auf welche Kostenstelle/Tätigkeitsbereich/Konten buchen wir diese Beträge am besten? Zweckbetrieb? Geschäftsbetrieb? Ideell scheidet komplett aus, wenn ich mich so umschaue im Netz/in entsprechenden Büchern, richtig?

Danke für eure Hilfe, und wenn ihr noch Nachfragen habt, immer her damit! :)

Die Frage ist zunächst, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Bei Bildungsveranstaltungen gehört die Verpflegung und Beherbergung zum Zweckbetrieb.
Andernfalls wäre sie steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftgsbetrieb, auch wenn keine Überschüsse erzielt werden.

Ah, stimmt, das mit der Bildung. Okay, das wissen wir für die Veranstaltungen und können das auftrennen.

(Nur schade, dass das keinen Unterschied bei den Freigrenzen macht.)

Sind die Erlös- und Aufwandskonten denn trotzdem die gleichen und es wird nur auf unterschiedliche Kostenstellen gebucht? Oder muss man da auch andere Konten verwenden?

Der Unterschied wäre nur ein umsatzsteuerlicher. Für die Verpflegung und Beherbergung gilt nicht der ermäßigte Steuersatz und auch keine Steuerbefreiung.