Hallo Herr Pfeffer,

wir waren seit 2021 durch die Einführung der Ausnahme von der zeitnahen Mittelverwendung für Vereine mit Gesamteinkünfte unter 45.000 EUR von der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen, nur in 2025 hatten wir aufgrund einer größeren Spende Einkünfte von mehr als 45.000 EUR. Seit 2026 liegt die Schwelle ja bei 100.000 EUR; diese werden wir ziemlich sicher nie erreichen.

Insofern muss ich nun erstmals und einmalig eine Mittelverwendungsrechnung erstellen. Prinzipiell hätte es meines Erachtens für die Jahre vor 2021 schon welche geben müssen, an denen ich mich orientieren hätte können, meine Vorgänger haben jedoch nie eine erstellt.

Ich möchte daher auf Basis Ihres Buchführungs-eBooks eine Mittelverwendungsrechnung erstellen. Ich stelle nun folgendes Problem fest: Wir hatten bisher weder ein Anlageverzeichnis noch einen Rücklagenspiegel!

Ein Anlagenverzeichnis pflege ich erst seit 2026 für Neuanschaffungen; den Wert des Altbestands inkl. Grundstücke und Gebäude bekomme ich jedoch keinesfalls kurzfristig erfasst. Ist es daher für die Mittelverwendungsrechnung ein gangbarer Weg mit Variablen statt konkreter Zahlen zu arbeiten?

Für eine Rücklagenbildung gab es bisher nie Vorstandsbeschlüsse. Ich kann aus dem Überschuss 2025 noch eine freie Rücklage bilden. Auch könnte ich mir vorstellen, für alle früheren Jahre, für die ich Unterlagen habe, die für das jeweilige Jahr max. freie Rücklage zu rekonstruieren / dokumentieren (Ausgenommen 2021-2024, für die wir ja von der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen sind).

Ich komme letztendlich aber dennoch auf einen hohen Verwendungsüberhang (die Werte habe ich hier fürs Forum angepasst):

linke Seite:
vorhandene Mittel / Vermögensposten Betrag
1. Sachanlagen
a) Grundstücke A (unbekannt)
b) Gebäude B (unbekannt)
c) Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung C (unbekannt)
d) Fahrzeuge - €
2. Sachanlagen für wirtschaftlichen Geschäftsbereich D (unbekannt)
3. immaterielle Wirtschaftsgüter - €
4. Sammelposten aus Poolabschreibung - €
5. Bankguthaben 10.000 €
6. Kasse 500,00 €
7. Finanzanlagen 50.000 €

Summe 60.500 € + A + B + C + D


rechte Seite:
Mittel sind bereits verwendet oder dürfen noch gehalten werden Betrag
1. Ausstattungskapital - €
2. nutzungsgebundenes Anlagevermögen A + B + C - D
3. gemeinnützigkeitsrechtliche Rücklagen
a) zweckgebundene Rücklagen 3.000,00 € (zum 31.12.2025 gebildet)
b) Wiederbeschaffungsrücklagen - €
c) freie Rücklagen 15.000 € (nachträglich rekonstruiert für die Jahre 2011 bis 2020 + 2025)
d) Vermögenszuführungen - €
e) Betriebsmittelrücklage - €
f) Rücklagen zum Erwerb von Gesellschaftsrechten - €
4. erhaltene Darlehen - €
5. Mittelzufluss aus 2025 20.000 €
6. Mittelzufluss aus 2024 nicht relevant (2024 waren die Einkünfte < 45 TEUR)
7. Mittelzufluss aus 2023 nicht relevant (2023 waren die Einkünfte < 45 TEUR)
8. Verwendungsüberhang 22.500 €
Summe 60.500 € + A + B + C

Problem: Die Überschüsse aus den Jahren ohne zeitnahe Mittelverwendung (2021 bis 2024) ergeben nur einen Teil des Verwendungsüberhangs. Ich vermute, dass einige Überschüsse noch aus weit älteren Zeiten stammen (in meinen Unterlagen habe ich nur EÜRs ab 2011).

Ist die Mittelverwendungsrechnung dennoch ausreichend, insb. in Hinblick auf die Zukunft, in der wir nicht mehr an eine zeitnahe Mittelverwendung gebunden sind?

Ist es daher für die Mittelverwendungsrechnung ein gangbarer Weg mit Variablen statt konkreter Zahlen zu arbeiten?

# Das wäre ja wie ein Nullwert. Im Ergebnis gleich, weil dem Wert der Anlagegüter eine Nullwert bei der Vermögensverwendung gegenüberstehen würde. Ich würde hier mit Schätzwerten arbeiten.


Ist die Mittelverwendungsrechnung dennoch ausreichend, insb. in Hinblick auf die Zukunft, in der wir nicht mehr an eine zeitnahe Mittelverwendung gebunden sind?

# Grundsätzlich nicht.
Hat denn das Finanzamt eine Mittelverwendungsrechnung verlangt?

Ist es daher für die Mittelverwendungsrechnung ein gangbarer Weg mit Variablen statt konkreter Zahlen zu arbeiten?

# Das wäre ja wie ein Nullwert. Im Ergebnis gleich, weil dem Wert der Anlagegüter eine Nullwert bei der Vermögensverwendung gegenüberstehen würde. Ich würde hier mit Schätzwerten arbeiten.

## Aber links und rechts soll doch bei den Anlagegüter gleich sein? Habe im Post bei den freien Rücklagen noch "+ D" vergessen, da sich ja die Sachanlagen für nicht steuerbegünstigte Zwecke sich ja in diesen oder der Vermögenszuführung wiederfinden sollen.

Ist die Mittelverwendungsrechnung dennoch ausreichend, insb. in Hinblick auf die Zukunft, in der wir nicht mehr an eine zeitnahe Mittelverwendung gebunden sind?

# Grundsätzlich nicht. Hat denn das Finanzamt eine Mittelverwendungsrechnung verlangt?

## Bisher nicht. Aber mein Verständnis war ja auch eher, dass ich eine Mittelverwendungsrechnung immer brauche, wenn ich für das betroffene Jahr nicht gerade von der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen bin.

Ehrlich gesagt erschließt sich mir die Sinnhaftigkeit der Mittelverwendungsrechnung in unserem Falle nicht so ganz. Wir haben ein einzelnes Jahr, für dass wir nicht von der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen sind, und für dieses Jahr soll ich eine Mittelverwendungsrechnung machen? Erst im Dezember erhielten wir eine größere Spende, so dass ich bis dahin ausgehen musste, dass wir unter der 45 TEUR-Schwelle bleiben. Wenn ich nun einen in die Zukunft gerichteten Mittelverwendungsplan erstellen müsste, in dem ich darlege, wie wir planen, in den nächsten beiden Jahren die Überschüsse aus 2025 abzubauen, das könnte ich verstehen. Aber für 2025 eine in die Vergangenheit gerichtete Mittelverwendungsrechnung? Zumal wir die Überschüsse ja, da wir in Zukunft immer unter der 100 TEUR-Schwelle bleiben werden, eh nicht abbauen müssen. In der noch nicht auf 100 TEUR aktualisierten AEAO zu § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO steht ja explizit "In dem Veranlagungszeitraum, in dem die Einnahmen einer Körperschaft unter der 45 000 €-Grenze bleiben, ist für _sämtliche_ vorhandene Mittel die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung ausgesetzt.", so dass auch diejenigen Mittel, die aus einem zeitnahen-Mittelverwendungsjahr stammen, nicht mehr zeitnah verbraucht werden müssen.

Ich würde bei einem Verein mit so kleinen Gesamteinnahmen tatsächlich auch keine Mittelverwendungsrechnung machen. Eine nach steuerlichen Bereichen getrennte Gewinnermittlung bildet die Mittelverwendung ja schon gut ab. Wenn man dann separat darstellt, wie das Anlagevermögen verwendet wird, reicht das völlig aus.
Ein Thema sind dann nur noch größere liquide Mittelbestände. Hier gibt es eine einfache Regel: Der Kontostand, der dauerhaft nicht mehr unterschritten wird, solle als Rücklage abgebildet sein.

Vielen Dank für Ihre Bewertung aus der Praxis!

Vermutlich ist es wie immer und ich mache mir als typischer Alman einfach zu viele Gedanken. ;-)