Habe mit Interesse den Beitrag von Klaus "Referentenvertrag" verfolgt und habe eine Frage, die in eine ähnliche Richtung geht: Unser angestellter Vorstandsvorsitzender hält hin und wieder Vorträge im europäischen Ausland. Er erhält hierfür eine Auslagenerstattung. D.h. er bringt von der Organisation ein Reimbursement Formular mit, hängt seine Belege (Flug, Hotel, Taxi) in Kopie an und bekommt diese Auslagen dann Wochen später auf unser Konto erstattet. Wie muss ich das denn verbuchen? Und was habe ich bezgl. der USt zu berücksichtigen?
Kann mir jemand weiterhelfen?

Die Frage ist zunächst, warum der Auslagenersatz nicht direkt an den Referenten bezahlt wird. Das wäre einfacher.
In Ihrem Fall wird der Auslagenersatz durchgereicht, d.h. der Verein bucht das zunächst unter Auslagenerstattung als Einnahme und dann als Reisekostenerstattung.

Weil er diese Vorträge doch im Namen unseres Vereins hält und nicht "nebenberuflich". Ich weiß nur nicht, was ich mit der USt. machen soll? Bisher werden die Ausgaben immer brutto an die Organisation weitergereicht, die die Auslagen dann auch brutto erstattet. Das kann doch so nicht richtig sein? Er erbringt zwar keine Leistung im Ausland, aber irgendwas läuft da doch schief....

Ein bloßer Auslagenersatz ist kein Leistungstausch. Hier gibt es also keine Umsatzsteuerbarkeit..
Anders sähe es aus, wenn eine Hauptleistung steuerpflichtig ist, dann gilt das auch für den Reisekostenersatz als Nebenleistung.